VIDIS Spółka Akcyjna, z siedzibą w Kobierzycach, ul. Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie, wypełniając obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO), pragnie przekazać Państwu informacje dotyczące przetwarzania i ochrony Państwa danych osobowych.
Informacje zawarte w Polityce prywatności pomogą Państwu zrozumieć, jakie dane osobowe zbiera i przetwarza VIDIS SA w jakim celu są one wykorzystywane oraz jakie przysługują Państwu prawa w związku z ochroną danych osobowych.
VIDIS Spółka Akcyjna, z siedzibą w Kobierzycach, ul. Logistyczna 4, 55-040 Bielany Wrocławskie (dalej jako VIDIS SA lub ADO – administrator danych osobowych).
Mogą Państwo skontaktować się z nami:
VIDIS SA zbiera i przetwarza dane osobowe w związku z:
VIDIS SA zbiera i przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane.
W zależności od celu oraz podstawy prawnej zebrania i przetwarzania danych osobowych VIDIS SA może zbierać i przetwarzać m.in. następujące dane:
1. Jeśli korzystają Państwo z usług serwisowych
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
|---|---|---|
| Realizacja umowy o świadczenie usługi lub podjęcie żądanych działań przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Okres niezbędny do zrealizowania umowy (zrealizowanie usługi) |
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi | Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa |
| Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystywaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w siedzibie VIDIS SA, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | 1 miesiąc |
2. Jeśli są Państwo klientami VIDIS SA, w tym klientami prowadzonego przez VIDIS SA systemu B2B:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
|---|---|---|
| Realizacja umowy sprzedaży, w tym dostarczenie towaru lub usługi, kontakt w związku z realizacją zamówienia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Okres niezbędny do zrealizowania umowy sprzedaży (od złożenia zamówienia do jego zrealizowania) |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez ADO | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa |
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi | Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa |
| Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystywaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w siedzibie VIDIS SA, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez AD> | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | 1 miesiąc |
3.Jeśli korzystają Państwo z formularzy kontaktowych dostępnych na stronach internetowych prowadzonych przez ADO:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
|---|---|---|
| Kontakt w związku z pytaniem/ zgłoszeniem złożonym za pośrednictwem formularza kontaktowego, na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie danych | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Przez okres niezbędny do odpowiedzi na zgłoszenie i prowadzenia korespondencji/ rozmów związanych ze zgłoszeniem, jednak nie dłużej niż do wycofania przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie danych osobowych |
| Dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami związanymi z prowadzoną przez ADO działalnością gospodarczą, co stanowi uzasadniony interes prawny ADO, gdy Państwa zgłoszenie może uzasadniać przetwarzanie danych w tym celu (np. gdy zgłoszenie dotyczy reklamacji) | art. 6 ust. 1 lit f RODO | Przez okres przedawnienia roszczeń określony w przepisach prawa |
4.Jeśli podejmowane są wobec Państwa przez VIDIS SA działania marketingowe /wysyłany jest newsletter:
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
|---|---|---|
| Prowadzenie działań marketingowych związanych z działalnością VIDIS SA, w tym nawiązywanie relacji handlowych, wysyłanie ofert, informacji o towarach, usługach, promocjach, newsletterów – w ramach prawnie uzasadnionego interesu ADO lub wyrażonej przez Państwa zgody | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, co stanowi prawnie uzasadniony interes ADO, którym jest marketing produktów i usług art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 10 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, art. 172 Prawa telekomunikacyjnego |
Przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, jednak nie dłużej niż do: 1) złożenia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w tym celu lub 2) jeśli wyrażali Państwo zgody marketingowe – do wycofania udzielonej zgody |
5.Jeśli ubiegają się Państwo o pracę w VIDIS SA
| Cel przetwarzania danych | Podstawa prawna przetwarzania danych | Okres przechowywania/przetwarzana danych osobowych |
|---|---|---|
| Przeprowadzenie bieżącego procesu rekrutacji | art. 221 Kodeksu Pracy (KODEKS PRACY?), art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, co stanowi prawnie uzasadniony interes ADO, którym jest potrzeba zapewnienia odpowiedniego poziomu zatrudnienia pracowników | Przez okres 3 miesięcy od momentu rozpoczęcia procesu rekrutacji |
Skąd VIDIS SA pozyskuje Państwa dane ?
| Klienci: | Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa przed zawarciem umowy lub w trakcie jej realizacji. |
|---|---|
| Kontrahenci: Nawiązywanie relacji handlowych |
Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa przed zawarciem umowy lub w trakcie jej realizacji. |
| Przedstawiciele kontrahenta, osoby do kontaktu | Dane pozyskiwane są od podmiotu, w imieniu którego Państwo występują lub bezpośrednio od Państwa. W przypadku gdy dane osobowe podawane są przez podmiot, w imieniu którego Państwo występują, ADO zbiera Państwa dane: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe. |
| Potencjalni kontrahenci | Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa lub ze źródeł publicznie dostępnych. W przypadku gdy dane osobowe zbierane są ze źródeł publicznie dostępnych, ADP zbiera Państwa dane osobowe: imię, nazwisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe. |
| Użytkownicy formularzy kontaktowych | Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa w formularzu kontaktowym lub podczas kontaktu prowadzonego w celu odpowiedzi na zgłoszenie dokonane za pośrednictwem formularza kontaktowego. |
| Adresaci działań marketingowych | Dane mogą być pozyskiwane: 1) bezpośrednio od Państwa; 2) od podmiotu, w imieniu którego Państwo występują (imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe); |
Czy podanie przez Państwa swoich danych jest konieczne ?
| Klienci: | Podanie przez Państwa danych niezbędnych do realizacji umowy jest warunkiem zawarcia umowy. Odmowa ich podania skutkować będzie brakiem możliwości skorzystania z usługi lub wystawienia faktury. |
|---|---|
| Kontrahenci: | Podanie przez Państwa danych niezbędnych do złożenia oferty, a następnie podpisania i realizacji umowy, jest warunkiem zawarcia umowy. Odmowa ich podania skutkować będzie brakiem możliwości złożenia oferty oraz zawarcia umowy. |
| Przedstawiciele kontrahenta, osoby do kontaktu | Jeżeli podają Państwo dane osobowe bezpośrednio ADO, ich podanie jest dobrowolne, ale potrzebne do realizacji przez ADO umowy na rzecz podmiotu, w imieniu którego Państwo występują. W przypadku niepodania danych realizacja umowy może być utrudniona. |
| Potencjalni kontrahenci | Jeśli podają Państwo dane bezpośrednio ADO, ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia działań zmierzających do nawiązania relacji handlowych, w tym złożenia oferty i zawarcia umowy. |
| Użytkownicy formularzy kontaktowych | Podanie przez Państwa danych niezbędnych do udzielenia i odpowiedzi na zgłoszenie/ pytania jest warunkiem uzyskania odpowiedzi. Brak podania danych skutkować będzie brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie/ pytanie. |
| Adresaci działań marketingowych | Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne. |
| Kandydaci do pracy | Podanie przez Państwa danych wymienionych w art. 221 Kodeksu Pracy jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Wszelkie dane wykraczające poza ten zakres są podawane przez Państwa dobrowolnie. |
Dostęp do Państwa danych osobowych mogą mieć:
Państwa dane nie będą przekazywane do państw spoza europejskiego obszaru gospodarczego.
W związku z przetwarzaniem przez VIDIS SA Państwa danych osobowych przysługuje Państwu:
Jeżeli chcą Państwo skorzystać z któregokolwiek z tych uprawnień, VIDIS SA umożliwia kontakt:
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w przypadku, jeśli przy przetwarzaniu Państwa danych osobowych VIDIS SA naruszy przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.
Jeśli ADO przetwarza Państwa dane osobowe na podstawie zgody, przysługuje Państwu prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na ważność przetwarzania, które zostało dokonane na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Mogą Państwo wycofać zgodę:
Wobec Państwa danych osobowych nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje (decyzje bez udziału człowieka), w tym Państwa dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu profilowaniu.
Dodatkowo VIDIS SA informuje, że z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym profilowania, w przypadku gdy podstawą przetwarzania danych przez ADO jest:
Po złożeniu sprzeciwu VIDIS SA nie będzie mogła przetwarzać danych osobowych opierając się na wyżej wymienionych podstawach przetwarzania, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.
Jeżeli VIDIS SA przetwarza Państwa dane na potrzeby marketingu bezpośredniego, przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych przez VIDIS SA w celach marketingu bezpośredniego.
VIDIS SA stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne by Państwa dane osobowe były bezpieczne, w tym zabezpiecza dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą lub zniszczeniem. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych osobowych w VIDIS SA zostały wdrożone odpowiednie zabezpieczenia personalne, organizacyjne, techniczne (informatyczne) i fizyczne.
